Moni käynnistetty työ alkaa epämääräisestä tunteesta: jokin ei toimi kuten pitäisi tai toimintaa halutaan viedä eteenpäin, mutta suunta ei ole vielä tarkentunut.

Tässä vaiheessa keskustelut voivat helposti hajota yksittäisiin ideoihin ilman yhteistä kokonaiskuvaa. Minua pyydetään mukaan juuri tähän vaiheeseen, kun halutaan ymmärtää paremmin, mistä kehittämistarpeessa oikeastaan on kyse: kuka tarvitsee, mitä tarvitaan ja miksi ihmeessä edes tarvitaan.

Tavoitteena on saada näkyviin mahdollisimman monipuolinen kuva tilanteesta: millaisia kokemuksia, havaintoja ja tarpeita ihmisillä on.

Kaikki puhuvat järkeviä asioita omasta kulmastaan, joskin kokonaisuus ei aina oikein kohtaa. Joskus projekti etenee paperilla, mutta käytännössä jokin alkaa takkuilla.

Keskustelu kiertää samoja kehiä, ihmiset puhuvat toistensa ohi tai jopa eri asioista, tai päätökset jäävät roikkumaan. Usein ongelma ei ole yksittäisessä asiassa, vaan siinä että yksilöillä on erilainen käsitys siitä, mitä ollaan tekemässä ja miksi.

Tällaisissa tilanteissa vedetään pysähdys. Tarkoitus ei ole etsiä syyllisiä, vaan tehdä näkyväksi se, mitä projektissa oikeasti tapahtuu. Tarkoituksena on löytää yhteinen termistö uudelleen ja käynnistää projektin sydän uudelleen.

Projektit ja kehityshankkeet sisältävät epäonnistumisia, väärinkäsityksiä ja mutkia matkassa ja oppiminen jää toistuvasti syystä tai toisesta tekemättä.

Tai vaikka opittaisiin, oppien ottaminen käyttöön jatkossa onkin sitten toinen juttu. Retrospektiivi on hetki, jossa pysähdytään tarkastelemaan omaa toimintaa: mikä toimi, mikä ei ja mitä seuraavalla kerralla kannattaa tehdä toisin. 

Jos seuraavaa kertaa ei ole, eli projekti tai tehtävä on taputeltu valmiiksi, säädetään opit oman työn kannalta jatkoon: mitä minä itse voin tehdä omassa toimessani, jotta oma ja muiden työ helpottuu jatkossa, eikä samoja kuoppia tarvitse kaivaa uudelleen.